Kirjoittajana yritysasiantuntija Outi Kaihola

Minulta kysytään usein, milloin päätös tulee, jos nyt laittaa hakemuksen. Vaikka rahoitushakemuksessa olisi kaikki tarvittava tieto, vie silti oman aikansa ennen kuin päätös on tehty. Kuvaan seuraavassa, miten käsittelyprosessi etenee ensimmäisestä yhteydenotosta päätökseen. Suosittelemme, että hakija olisi yhteydessä jo ennen hakemuksen laittamista ELY-keskukseen. Tämä osaltaan voi nopeuttaa käsittelyä.

Ensimmäinen puhelinkeskustelu

Puhelin soi helmikuun alkupäivinä ja soittaja esitteli itsensä Yrityksen omistajaksi. Hän aloitti puhelun, että on suunnitellut tekevänsä uusia, tuotantoa automatisoivia investointeja, koska Yritys ei pysty toimittamaan tuotteita riittävän nopeasti kaikille asiakkaille nykyisillä laitteilla. Häntä kiinnosti olisiko ELY-keskuksella jotain apuja tähän.

Pyysin häntä kertomaan yrityksestään tarkemmin ja millä tavalla uudet investoinnit tehostaisivat toimintaa. Suunnitelmissa oli nostaa myös liikevaihto uudelle tasolle investointien myötä. Kysyin yrittäjältä, miten se onnistuu? Olisiko tarpeen miettiä uudelleen myös tuotantoprosesseja? Jos uudella koneella saadaan ratkaistua ongelma tuotannon alkuvaiheessa, miten se vaikuttaa tuotannon seuraavissa vaiheissa? Tuleeko uusia pullonkauloja niissä? Hankkeeseen kannattaisi ehkä sisällyttää myös koko tuotantoprosessien uudelleen miettiminen. Uusilla investoinneilla pystyy kuulemma tekemään myös uudenlaisia tuotteita. Tuotekehityksen paikka? Olisiko kysyntää myös Suomen rajojen ulkopuolella? Kannattaisi varmaan tehdä jonkinlaisia markkinaselvityksiä. Mitkä olisivat kohdemaat?

Ehdotin muutaman vuoden kehittämissuunnitelman tekemistä ja kerroin, että ELY-keskuksen kautta löytyy myös apuja kehittämissuunnitelman tekoon eli tuettua asiantuntija-apua. Kehittämissuunnitelman teon yhteydessä syntyy hakemuksen liitteeksi tarvittava hankesuunnitelma. Myös ajantasainen liiketoimintasuunnitelma tulee liittää rahoitushakemukseen, joten kannattaa tarkistaa samalla tarvitseeko se päivitystä, varsinkin jos sen teosta on jo jokunen vuosi. Nämä asiantuntijat on tarkoitettu yrittäjän tueksi eli yrittäjä aina itse vastaa, mikä liiketoimintasuunnitelman ja hankesuunnitelman sisältö on. Puhelun päätteeksi sovimme, että laitan hänelle tietoa Yritysten kehittämispalveluista (kehpa) ja lupasin selvitellä sopivia asiantuntijoita kehittämissuunnitelman tekoon.

Yrityksen taustat kunnossa

Puhelun jälkeen tutkailin millaiset Yrityksen nettisivut ovat. Asiakastietojärjestelmästä katsoin, onko tämä yritys ollut asiakkaana Finnverassa tai Business Finlandissa. Lopuksi tsekkasin vielä mahdolliset maksuhäiriöt, joita Yrityksellä ei onneksi ollut. Laitoin sitten viestiä yrittäjälle ELY-keskuksen tarjoamista asiatuntijapalveluista ja asiantuntijaehdokkaista. Laitoin hänelle myös ohjeen kehittämishankkeen rahoituksen hakemiseen.

Pikavideo Yrityksen kehittämisavustuksen hakuun

Pikavideo Maaseuturahaston yritystuen hakuun – Hyrrä

Hakemus saapunut ELY-keskukseen

Parin viikon päästä huomasin saapuneiden hakemusten listalla Yrityksen hakemuksen. Meillä on rahoituskokous joka torstai, ja niissä käydään läpi saapuneet hakemukset. Yrityksen hakemus tuli sitten minulle käsittelyyn, koska olin yrittäjän kanssa tästä jo keskustellut. Seuraavana päivänä tutustuin hakemukseen ja sen liitteisiin. Mukana olikin varsin hyvin tehty liiketoimintasuunnitelma, josta löytyi Yrityksen tiedot perusteellisesti. Soitin yrittäjälle ja sovin yrityskäynnistä, johon löytyi sopiva aika seuraavalta viikolta. Käytiin myös hakemusta läpi ja sovimme, että palautan hakemuksen vielä muutaman tarkennettavan asian lisäämiseksi. Tähän annoin kaksi viikkoa aikaa.

Yrityksen toimitilojen katselmus ja yrittäjän tapaaminen

Yrityskäynnillä seuraavalla viikolla tutustuin Yrityksen nykyiseen toimintaan, kierrettiin tuotantotilat ja yrittäjä esitteli tuotannon ongelmakohtia. Heillä oli töissä kymmenkunta työntekijää. Siinä samalla tuli ilmi, että lisää tarvittaisiin, mutta seudulta ei oikein tahdo löytyä osaajia. Kerroin yrittäjälle, että ELY-keskuksella on tarjota tukea osaavan työvoiman hankintaan eli ns. Rekrykoulutus, jossa tuki työnantajalle 70 %.

Kahvittelun lomassa käytiin vielä itse hakemusta, hankesuunnitelmaa ja niitä pyytämiäni lisäselvityksiä läpi. Laskelmissa yrittäjä oli esittänyt liikevaihtoon lähes 50 %:n kasvua ja lisäksi toimintaa saataisiin tehostettua merkittävästi. Pyysin häntä vielä kertomaan, miten hän nuo kasvuluvut on saanut. Hän vakuutti minut tuotteiden hyvällä laadulla ja kertoi kysynnän vahvistuneen selkeästi viimeisen puolen vuoden aikana. Mikäli tulevat vientiponnistelut tuottavat tulosta, tuo kasvu on täysin mahdollista. Tavoitteita täytyy olla.

Toimistopöydän äärellä

Kun hakemus täydennyksineen palautui minulle sähköisessä järjestelmässä, aloin kirjoittaa rahoitusesitystä tästä hankkeesta. Kirjoitin perustiedot Yrityksestä ja sen taloudellisesta asemasta lyhyesti sekä kuvasin rahoitettavan hankkeen. Lisäksi kirjoitin, paljonko rahoitusta mielestäni voisi myöntää ja miksi julkinen tuki olisi tarpeellinen tähän hankkeeseen. Keskustelin hankkeesta myös päätöksen ratkaisijan kanssa. Sain esityksen valmiiksi tiistaiaamuna ja laitoin sen kokouksen asialistalle näkyviin. Näin, jotta muut esittelijät ehtivät tutustua esitykseen ennen torstain kokousta.

Hakemuksen saapumisen ja päätöksen teon välissä kolmisen viikkoa

Rahoituskokouksessa esittelin Yrityksen ja hankkeen lyhyesti (seitsemän minuuttia). Keskustelua herätti, mikä on Yrityksen kilpailuetu muihin verrattuna ja riittääkö Yrityksen resurssit kansainvälistymistoimiin, koska omaa henkilöstöä tarvitaan tuotantoprosessien kehittämisessä samaan aikaan. Lopputulema oli, että hanke hyväksyttiin rahoitettavaksi. Kokouksen jälkeen laitoin esityksen tietojärjestelmässä ratkaisijalle hyväksyttäväksi. Hänen hyväksymisensä jälkeen postitin rahoituspäätöksen aivan tavallisessa postissa, toki tuo päätös löytyy myös sähköisenä asiointipalvelun kautta. Soitin yrittäjälle ja kerroin, mikä meidän ratkaisu oli. Kävin puhelimessa vielä päätöksen läpi, kerroin mitä pitää muistaa ja mitä tehdä, jos on tarpeen hankkeen edetessä tehdä muutoksia. Lopuksi toivotin onnea hankkeen toteutukseen.

Tämä kolmen viikon käsittelyaika on mielestäni aika ideaali, todellisuudessa hyvin usein paljon pidempi. Yrittäjä saattaa joutua odottamaan esimerkiksi kokonaisrahoituksen järjestymistä pitkään, joskus jopa kuukausia. Ja mietitköhän nyt, mikä yritys tässä oli kyseessä? Kirjoitin tämän tekstin usean hankkeen ja keskustelun pohjalta kuvatakseni meidän käsittelyprosessia.

Kirjoittaja Outi Kaihola toimii yritysasiantuntijana Etelä-Savon ELY-keskuksessa, Mikkelissä. Hän käsittelee pääasiassa eteläsavolaisten yritysten rahoitushakemuksia.