Kirjoittajana asiantuntija Juha Heikkinen

Asiantuntijan työssä törmää usein asiakkaan kommenttiin: ”Ihan en osannut tuollaista päätöstä odottaa”. Näin on usein silloin kun hankkeen rakentamisen ja käsittelyn aikainen vuoropuhelu ei ole onnistunut. Tässä blogitekstissä avaan vähän niitä asioita, mistä odotusten ja todellisuuden erot voivat johtua.

Vuoropuhelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin

Yleisesti yritysten ja virkamiesten välinen vuoropuhelu perustuu luottamukseen ja avoimuuteen. Eli kerrotaan asiat niin kuin ne ovat. Virkamiehillä voi esiintyä jonkinasteista harmaavärisokeutta, joka saa asiat kuulostamaan mustavalkoisilta. Toisaalta yrittäjillä voi olla tarve kääntää musta valkoiseksi. Ihmisluonteeseen kuuluu jonkinasteinen epäily ja epäluottamus ja kun sen tiedostaa voi pyrkiä siitä tosiasioiden ja keskustelun kautta luottamukseen. Tämän molempia osapuolia hyödyntävän keskustelun ja yhteyden rakentaminen kannattaa aloittaa jo yritystoiminnan alkuvaiheessa – siis ennen hankkeita tai hakemuksia – mutta viimeistään silloin kun päätetään kehittää yritystä kasvuyritykseksi.

Vuoropuhelun tärkein elementti on sitten toisen ymmärrys. Siitähän ei nimittäin tule mitään jos toinen puhuu aidasta ja toinen aidan seipäistä. Miten voidaan sitten päätellä, että molemmat osapuolet ovat samalla karttalehdellä? Ehkä parhaiten ymmärryksen voi osoittaa ottamalla aktiivisesti kantaa, kysymällä ja kyseenalaistamalla esitettyjä totuuksia. Miten niin ette voi rahoittaa? Mikä on liiketoiminnan ansaintamalli? Mitä tästä seuraa? jne. Näin vuoropuhelusta irroitettuina nuo kysymykset voivat vähän töksähtää, mutta niillä on hyvä tarkoitus, selvittää se, että ymmärretään mitä ollaan tekemässä.

Asiantuntijat auttavat myös yrityksen kehittämisessä

Kun vuoropuhelu alkaa ja saavutetaan sama aaltopituus, voidaan siirtyä hankkeeseen ja sen rakentamiseen. Rahoitusasiantuntijoita kannustetaan hyödyntämään henkilökohtaisia vahvuuksia hankkeiden sparraamisessa. Useilla meistä kun on työuraa yhden tai useamman toimialan palveluksessa. Nämä vahvuuksien hyödyntämiset voi tuoda yrittäjille lisää asiantuntemusta ja ajatuksia oman liiketoimintasa kehittämiseen. Kilpailukykyä voi luoda hyödyntämällä yli toimialojen menevää tietoutta. Viimekädessä Yrittäjä kuitenkin päättää mihin suuntaan yritys kehittyy ja millaisia hakemuksia sieltä lähtee.

Hankkeiden rakentaminen alkaa yleensä tarpeesta investoida tai kehittää yritystä. Hankkeen tarkoitus on vain luoda suunnitelma lyhyelle matkalle yrityksen polulle matkalla kohti valoisaa tulevaisuutta. Asiantuntijoiden toive on lukea lyhyitä ja konkreettisia hankesuunnitelmia mistä selviää mihin investoidaan, mitä investointi vaikuttaa yritykseen, kuka tekee ja milloin ja mitä. Tässä muutama asia, joita ei kannata hakemukseen kirjoittaa; Tuote myy itse itsensä, korvausinvestointi, räjäyttää pankin, ylivoimainen, täysin uusi innovaatio jne. Näissä tapauksissa joudutaan yleensä menemään hyvin perusasioihin asiakkaan liiketoiminnasta.

Esimerkin omaisesti tuo korvausinvestointi on käsitteenä vaikea. Laki kieltää korvausinvestoinnit yksiselitteisesti. Toisaalta koko julkisen tuen tarkoitus on edistää yritysten uusiutumista, kapasiteetin kasvua ja kilpailukykyä. Olen joutunut kerran kirjaamaan valmistelupapereihin että ”asiakas ei ole ymmärtänyt mitä korvausinvestointi tarkoittaa julkisen rahoituksen viitekehyksessä”. Tämä tapahtui onneksi asiakkaan eduksi.

Kuinka välttää hylätyt kustannukset?

Yksi hankepäätöksien kohta herättää usein kysymyksiä: Hylätyt kustannukset. Näitä esiintyy aika usein ja syyt niihin ovat moninaiset. Useimmiten hankkeista keskustellaan yrittäjien kanssa kahdesti ja ne saatetaan palauttaa asiakkaalle täydennettäväksi. Keskustelut ovat yleensä noin tunnin kestäviä ja niissä käydään läpi hankkeen sisältö. Joskus hankkeisiin jää sellaisia asioita, jotka eivät ole rahoituskelpoisia. Hakemuksen ohjeissa on pitkä lista asioista, jotka eivät ole rahoituskelpoisia. Valitettavasti niihin ei usein perehdytä riittävästi tai niihin voi sisältyä väärinymmärrystä. Se, että hakemuksessa on epätäsmällisyyksiä, ei yleensä estä tekemästä päätöstä. Hankekäsittelijät joutuvat usein puntaroimaan viedäänkö hanke päätökseen vai palautetaanko se asiakkaalle. Nykysuuntaus on se, että asiakkaita ei hyppyytetä vaan hanke saatetaan päätettäväksi mahdollisimman pian.

Onnistuneen asiakaskokemuksen tärkein yksittäinen asia on vuoropuhelu yrityksen ja rahoittajan välillä. Kun yrittäjä on saanut ohjeet hankehakemuksen tekemiseen ja lopulta päätöksen voi aikaa olla kulunut 2 kk, ei mielellään enempää, tulee siihen liian pitkiä taukoja. Ihan oman työn kehittämiseksi voisimme asiantuntijoina ottaa oppia henkilöstörekrytoinnista, jossa prosessi ja sen eteneminen tuodaan automaattisesti asiakkaan ts. yrittäjän tietoon. Jo pelkästään rahoitusesityksen kustannusosuuden käyttäminen asiakkaalla kommenteilla antaisi asiakkaalle tunteen asian etenemisestä oikeaan suuntaan. Tulisiko muita ehdotuksia?

Kirjoittajana Juha Heikkinen, asiantuntija, joka haluaa auttaa yritykset kannattavaan kasvuun ja kansainvälisyyteen. Juhan työpiste sijaitsee Kuopiossa.