Kirjoittajana yritysasiantuntija Outi Kaihola

Mikä rahoituksen hakemisessa on vaikeinta? Onko se rahoittajaa tyydyttävän hankesuunnitelman kirjoittaminen?

Toimin yritysasiantuntijana Etelä-Savon ELY-keskuksessa ja tehtäväni on arvioida yritysten rahoitushakemuksia ja niihin sisältyviä hankesuunnitelmia. Hankesuunnitelman sisältö ja sen ymmärrettävyys ovat tärkeitä juttuja, kun hankkeen rahoituskelpoisuutta arvioidaan. Otan tässä blogikirjoituksessa esiin niitä elementtejä, jotka ovat mielestäni hyvä löytyä hankesuunnitelmasta. Hyvin tehty hankesuunnitelma helpottaa meidän työtä, mutta ennen kaikkea yrittäjää hankkeen toteuttamisessa.

1. Miksi hanke toteutetaan?

Rahoituksen hakemiseksi yrityksellä tulee olla normaalista toiminnasta poikkeava tarve tai ongelma, johon haetaan ratkaisua. Yrityksellä tulee olla halu kasvaa ja kehittyä. Yritys tavoittelee esimerkiksi:

• Nykyisen liiketoiminnan kehittämistä ja kasvattamista
• Kokonaan uutta liiketoimintaa
• Uusia liiketoimintamahdollisuuksia
• Pääsyä kansainvälisille markkinoille
• Tuotannon tehokkuuden parantamista

Hankkeella tulee olla selkeä, konkreettinen päätavoite. Mikäli hanke on hyvin laaja ja muodostuu useasta kokonaisuudesta (esim. kansainvälistyminen, tuotekehitys, tuotantomenetelmien kehitys, koneet, rakennus), kannattaa kukin osio kirjoittaa hankesuunnitelmaan omana kokonaisuutena eli kullekin oma tavoite, sisältö, kustannukset ja tulokset. Tavoitteiden ja hankkeen sisällön laajuus vaikuttavat hankesuunnitelman laajuuteen.

2. Mitä hankkeessa tehdään?

Hankkeen sisältö kannattaa miettiä huolella. Sisältö on yritykselle käytännön työsuunnitelma, kun hanketta toteutetaan. Tämä osa hankesuunnitelmasta on se tärkein ja kannattaa mahdollisimman yksityiskohtaisesti kertoa mitä kaikkea tehdään.

• Tehdäänkö tuotekehitystä?
• Mitä kehitetään?
• Kuka kehitystyön tekee?
• Kehitetäänkö tuotantoa?
• Miten tuotantoa kehitetään?
• Selvitelläänkö uusia markkinoita?
• Ketkä ovat asiakkaat?
• Kuka tekee markkinaselvityksen?
• Mitä markkinoita selvitetään?
• Rakennetaanko tai laajennetaanko toimitiloja?
• Mitä laitteita tai koneita hankitaan?
• Mitä näillä laitteilla on tarkoitus tehdä?
• Tehdäänkö millaisia aineettomia investointeja?

Kun tiedetään mitä tehdään, on hyvä kuvata mitä näillä toimenpiteillä saadaan aikaiseksi eli mitä hankkeen päätyttyä on valmiina.

3. Laadi kustannusarvio

Olen joskus törmännyt kustannusarvioon, josta ei löydy yhteyttä kirjoitettuun hankkeen sisältöön tai yhteys löytyy vain osittain. Eli kun laaditaan kustannusarviota, kannattaa rinnalle ottaa hankkeen sisältö eli ne konkreettiset toimet, mitä aiotaan tehdä ja miettiä kullekin asialle kustannus.

Investointien kustannusarvio muodostuu koneitten ja laitteiden hinta-arviosta joko perustuen tarjouksiin tai muuten selvitettyyn hintaan. Joskus voidaan myös rakentaa itse ja silloin tulee arvioida työmäärä ja sen perusteella arvioidaan kustannus. Rakentamisen osalta suunnittelijan tekemään kustannusarvioon.

Kehittämistoimien osalta kustannusarviosta tulee löytyä arvio ostopalveluille, omiin palkkakustannuksiin, matkakuluihin, ulkomaan messuosallistumisiin ja tuotekehityksen raaka-aineille. Kustannukset tulee pystyä yksilöimään ja kohdentamaan sisältöön. Palkataanko joku tekemään vai tehdäänkö itse? Yrityksen nykyinen henkilökunta voi tehdä hankkeessa töitä, kun se on perusteltua eli muualta ei yhtä hyvää osaamista löydy. Kullekin henkilölle tulee miettiä tehtäväkuva hankkeen osalta. Palkkakustannusten kohdalla tulee miettiä, paljonko työajastaan henkilö käyttää hankkeeseen ja paljonko muuhun työhön. Työpanosta hankkeen toteuttamiseksi voidaan ostaa myös ulkopuolelta ostopalveluna.

4. Rajaa sisältö ja aika

Hankesuunnitelman laajuus kannattaa suhteuttaa hankkeen kokoon ja sisältöön. Jos kyseessä on pelkkä investointihanke, jossa on vain muutamia laitteita tai koneita, niin sisältö on aika selkeä. Tällaisissakin hankkeissa on hyvä kertoa, miksi investointi tehdään (tavoitteet), mitä laitteet ovat (sisältö ja niiden hinta) ja mitä niillä saadaan yrityksessä aikaan (tulokset). Näin ollen hankesuunnitelma etenee johdonmukaisesti, on selkeä ja rakentuu yksinkertaisista lauseista. Ammattitermejä kannattaa käyttää harkiten ja on hyvä muistaa, että yksinkertainen on kaunista. Mikäli hanke muodostuu useasta pienemmästä kokonaisuudesta, kannattaa eri osat myös aikatauluttaa erikseen.

5. Vältä vaikeaselkoisuutta

Joudun arvioimaan useiden eri toimialoilla toimivien yritysten suunnitelmia eikä minulla ole kovin syvällistä osaamista useimmista aloista. Siksi hankesuunnitelmaa kirjoitettaessa kannattaa pitää mielessä, että suunnitelman arvioija ei tiedän yrityksen teknologiasta, liiketoiminnasta tai markkinoista kovinkaan paljoa. Kannattaa kirjoittaa tavalliselle tallaajalle. Kerran kuulin erään hankeorganisaation edustajan sanovan, että tekstissä tulee olla hienoja sivistyssanoja, muuten rahoittaja ei arvosta hankesuunnitelmaa. Tosiasiassa tilanne on päinvastoin.

6. Hyödynnä yritysten ystäviä

Hankesuunnitelman tekemiseen löytyy kyllä apuja. Voit hyödyntää yritysneuvontaa tekeviä tahoja kuten kuntien kehittämisyhtiöitä/yrityspalveluja tai yksityisiä konsultteja. Myös ELY-keskuksella on edulliseen hintaan saatavilla asiantuntija-apua Yritysten kehittämispalvelujen kautta. On hyvä saada ulkopuolista näkemystä vaikka yrityksen strategian kirkastamiseen tai sitten hankesuunnitelman viimeistelyyn.

Ja muista: Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty … vaikka sitten leipoisit

 

Kirjoittajana Outi Kaihola, yritysasiantuntija, jonka päätoimipiste on Mikkelissä. Outi on mahdollistaja, joka pitää aina yrittäjien puolia.